Trasmissione per la verifica legale

Sezione 01

Quando una pratica arriva alla trasmissione

La maggior parte delle pratiche non arriva mai a questa fase. Viene presentata una licenza, si raggiunge un accordo bonario, oppure la verifica mostra che l’utilizzo era coperto e la pratica viene chiusa senza alcuna richiesta. La trasmissione a un avvocato è riservata alle pratiche in cui la corrispondenza ha fatto il suo corso e rimane un silenzio, o una contestazione reale.

In concreto, una pratica viene preparata per la trasmissione in una delle seguenti situazioni:

• La corrispondenza graduale con il gestore del sito è esaurita: le lettere datate sono state inviate, fino all’ultima diffida precontenziosa compresa, e nessuna ha portato a una licenza, a un accordo o a una risposta nel merito.
• Anche la lettera di ultima istanza (rinvio al contenzioso), che informa il gestore che il fascicolo sta per essere trasmesso a un avvocato, è rimasta senza risposta entro la data indicata.
• Il gestore ha risposto, ma la risposta solleva una contestazione che la corrispondenza non può risolvere: una catena di licenze contestata, un argomento di fair use o di eccezione che richiede una valutazione giuridica, un disaccordo su chi abbia pubblicato l’immagine, oppure una questione di giurisdizione.

Una risposta, la rivendicazione di una licenza o una richiesta di proroga sospendono la pratica fino a una data stabilita, e durante la sospensione non viene trasmesso nulla. La trasmissione è una decisione presa su un fascicolo documentato, mai la conseguenza automatica di un termine scaduto. Il titolare dei diritti viene informato prima che il fascicolo lasci Atlantic.

Sezione 02

Che cosa contiene il fascicolo trasmesso

L’avvocato riceve un unico fascicolo strutturato, non un insieme di link e di e-mail inoltrate. Ogni elemento proviene dal Case File (riferimento AID-YYYY-NNNNN) e dal registro della catena di custodia tenuto fin dalla prima acquisizione.

• Una sintesi della pratica: l’opera, il titolare dei diritti, l’utilizzo rilevato, le parti identificate, la fase raggiunta e le questioni ancora aperte.
• Un indice delle prove che elenca ogni occorrenza con l’URL completo della pagina, l’URL dell’immagine, la data e l’ora dell’acquisizione, lo screenshot dell’intera pagina e il file dell’immagine, insieme all’impronta SHA-256 di ciascun file probatorio.
• Una cronologia di tutte le attività: acquisizioni, fasi di verifica, lettere, termini, sospensioni, segnalazioni ai provider di hosting, risposte e attività sul portale della pratica.
• Ogni lettera inviata e ogni risposta ricevuta, comprese le risposte via e-mail e i documenti caricati dal destinatario sul portale.
• Il certificato di autorizzazione, con il suo indirizzo pubblico di verifica, e il mandato in base al quale Atlantic ha agito.
• I documenti di titolarità forniti dal titolare dei diritti: file originali, prove di pubblicazione, documentazione del contributor o dell’agenzia e, se esistono, certificati di registrazione.
• Un resoconto delle verifiche di licenza effettuate prima di ogni lettera: crediti di banche d’immagini, documentazione del contributor, contesto editoriale, eventuali prove di licenza richieste al gestore e la risposta ottenuta.
• Se del caso, le segnalazioni inviate a provider di hosting, motori di ricerca o reti pubblicitarie, e le risposte ricevute.

Prima di lasciare Atlantic, il fascicolo viene sottoposto a un controllo di coerenza. Ogni impronta viene verificata rispetto al relativo file probatorio, ogni lettera compare nella cronologia alla data di invio e ogni risposta è collegata alla lettera a cui si riferisce. Le lacune vengono segnalate apertamente anziché lasciate alla scoperta dell’avvocato: una registrazione mancante, una data di pubblicazione incerta, un gestore la cui identità non è stato possibile confermare, un’occorrenza acquisita una sola volta. Un fascicolo che indica da sé i propri punti deboli fa risparmiare tempo all’avvocato ed evita una consulenza fondata su supposizioni.

Sezione 03

Che cosa prova ciascun elemento, e che cosa non prova

Un fascicolo è utile a un avvocato solo se è onesto sui propri limiti. Atlantic presenta ogni elemento esattamente per ciò che è.

Le impronte SHA-256 mostrano che un file probatorio non è stato modificato dopo l’acquisizione. Da sole non dimostrano chi abbia inserito l’immagine nella pagina né perché. Gli screenshot e gli URL mostrano che una determinata immagine era visualizzata a un determinato indirizzo in un determinato momento; non stabiliscono quanto sia durato l’utilizzo prima o dopo l’acquisizione, e la cronologia lo precisa quando quel periodo è incerto.

Il certificato di autorizzazione mostra che Atlantic ha verificato l’identità e il mandato del titolare dei diritti. Non è un accertamento giudiziale della titolarità, che spetta all’avvocato valutare sulla base dei documenti sottostanti. Qualsiasi importo di licenza o di accordo menzionato nella corrispondenza è registrato come proposta, non come debito accertato.

Le verifiche di licenza contano quanto le prove dell’utilizzo. Mostrano all’avvocato che le spiegazioni ovvie sono state cercate prima di qualsiasi richiesta e registrano con precisione che cosa è stato chiesto al gestore. Se quest’ultimo invoca in seguito una licenza, l’avvocato può vedere se era stata richiesta, quando e con quale risposta.

Sezione 04

Perché un fascicolo completo conta per l’avvocato

Le prime domande di un avvocato raramente riguardano l’immagine in sé. Riguardano la registrazione, i rimedi disponibili, il foro appropriato e la solidità delle prove. Un fascicolo completo permette di rispondere rapidamente e con precisione.

Nel diritto statunitense, 17 U.S.C. § 411(a) richiede la registrazione prima di promuovere un’azione per violazione relativa a un’opera statunitense; le opere straniere sono esenti da questo requisito. Il § 412 subordina in generale il risarcimento forfettario (statutory damages) e il rimborso delle spese legali a una registrazione tempestiva. Il fascicolo indica quindi il paese di prima pubblicazione, la data di pubblicazione nella misura in cui è documentata e l’eventuale registrazione con la sua data di efficacia, così che l’avvocato veda subito quali rimedi possono entrare in gioco.

Riferimenti17 U.S.C. §§ 411(a), 412

Il § 504 prevede il risarcimento del danno effettivo e dei profitti oppure, ove disponibile, il risarcimento forfettario, che può essere aumentato in caso di violazione intenzionale (willfulness). L’intenzionalità è una questione di fatto e la cronologia vi incide direttamente: quando il gestore è stato informato, che cosa gli è stato comunicato e se l’utilizzo è proseguito in seguito. Nell’Unione europea, l’articolo 13 della direttiva 2004/48/CE richiede che il risarcimento tenga conto di elementi quali le conseguenze economiche per il titolare dei diritti e gli eventuali profitti realizzati ingiustamente dall’autore della violazione, e altri ordinamenti applicano criteri analoghi. Una documentazione dell’utilizzo e della sua durata sostiene tale valutazione.

Riferimenti17 U.S.C. § 504 · Dir. 2004/48/EC

L’avvocato può anche prendere in considerazione il Copyright Claims Board, il foro volontario per le controversie di modesta entità istituito dal CASE Act (17 U.S.C. Chapter 15), dal quale il convenuto può sottrarsi (opt-out). Nell’Unione europea, la direttiva 2004/48/CE prevede inoltre misure di conservazione delle prove. Stabilire se una di queste vie sia appropriata spetta all’avvocato. Il compito di Atlantic è fare in modo che i fatti necessari a quella decisione siano già nel fascicolo.

RiferimentiCopyright Claims Board · Dir. 2004/48/EC

La registrazione non è una condizione della tutela. Secondo l’articolo 5(2) della Convenzione di Berna, il godimento e l’esercizio dei diritti non sono subordinati ad alcuna formalità; l’obiezione di un gestore secondo cui «non c’è alcuna registrazione» non significa quindi che non esista alcun diritto. Negli Stati Uniti la registrazione incide sulla procedura e sui rimedi disponibili, ed è per questo che il fascicolo la riporta con precisione.

RiferimentiConvenzione di Berna

Sezione 05

La giurisdizione e la scelta dell’avvocato

Il diritto d’autore è territoriale, e il foro appropriato dipende da dove è stabilito il gestore, dal pubblico a cui era rivolto l’utilizzo e da ciò che il titolare dei diritti intende ottenere. Atlantic non sceglie la giurisdizione al posto del titolare dei diritti. Il fascicolo espone i fatti rilevanti per questa scelta: l’identità e la sede del gestore nella misura in cui sono note, il provider di hosting, la lingua e il pubblico del sito, e il luogo di prima pubblicazione dell’opera.

Lo stesso vale per la questione della responsabilità. Quando un gestore afferma che l’immagine è stata scelta dal suo web designer o dalla sua agenzia, il fascicolo registra questa dichiarazione e il ruolo del gestore come parte che ha pubblicato la pagina. La ripartizione della responsabilità tra il gestore e il suo fornitore dipende dalla giurisdizione e viene valutata dall’avvocato alla luce dei fatti.

Quando ne viene decisa la trasmissione, il fascicolo è consegnato a un avvocato qualificato nella giurisdizione pertinente. Un titolare dei diritti che lavora già con un avvocato può segnalarlo, e se ne tiene conto nella preparazione del fascicolo per la trasmissione. L’indipendenza dell’avvocato resta intatta: esamina il fascicolo, consiglia direttamente il titolare dei diritti e decide come procedere, anche riguardo all’eventuale necessità di altri documenti o di un approccio diverso.

Sezione 06

Che cosa fa Atlantic, e che cosa non fa

Atlantic Image Defense non è uno studio legale e non fornisce consulenza legale. Non rappresenta nessuno in giudizio, non redige atti processuali e non dice al titolare dei diritti se debba agire in giudizio. Il suo lavoro in questa fase è di organizzazione: raccogliere un fascicolo fattuale completo e verificabile e consegnarlo al professionista che lo valuterà.

Questo limite risponde anche a un’obiezione frequente. Il gestore che risponde «non siete uno studio legale» ha ragione, e nulla nella corrispondenza di Atlantic lascia intendere il contrario. Atlantic scrive in qualità di mandatario documentato del titolare dei diritti in una pratica in fase precontenziosa. Quando una pratica richiede un’azione legale, se ne occupano avvocati, sulla base del fascicolo preparato da Atlantic.

Lo stesso ragionamento vale per la richiesta di un provvedimento del giudice prima di qualsiasi discussione. Un provvedimento giudiziale è l’esito di un procedimento, non il presupposto di uno scambio bonario. Nella fase precontenziosa il gestore dispone già della sintesi delle prove sul portale della pratica, di un certificato di autorizzazione che può verificare e della possibilità di presentare una licenza. Se la pratica prosegue, gli atti formali vengono scambiati tra avvocati.

Sezione 07

Quando la controparte incarica un avvocato

Un gestore può incaricare un avvocato in qualsiasi fase. La comunicazione passa allora al canale della piattaforma dedicato agli avvocati, il request centre, dove i documenti vengono scambiati tra professionisti. L’avvocato della controparte può usarlo per chiedere elementi del fascicolo, presentare una licenza o un’altra prova, esporre la posizione del proprio assistito o proporre condizioni.

Tutto ciò che viene scambiato tramite il request centre è archiviato nel Case File ed entra a far parte del fascicolo trasmesso all’avvocato del titolare dei diritti. Lo scambio tra professionisti resta così in un unico luogo, si evitano conversazioni parallele via e-mail e una posizione assunta dalla controparte non va persa tra una fase e l’altra. Le trattative per un accordo restano riservate; Atlantic non pubblica nulla sui destinatari e non contatta i loro clienti.

Sezione 08

Un accordo resta possibile fino alla fine

La trasmissione a un avvocato non chiude la porta a una soluzione bonaria. Il portale della pratica resta accessibile al gestore, che può ancora presentare una licenza, caricare una prova o definire la questione. Una licenza valida presentata in questa fase chiude il Case File senza alcuna richiesta, e un accordo bonario, una volta raggiunto, viene registrato e conclude la pratica.

Quando una pratica è risolta, Atlantic ritira le segnalazioni inviate a provider di hosting, motori di ricerca o reti pubblicitarie. Rimuovere l’immagine, invece, non risolve da solo la pratica: pone fine all’utilizzo in corso, ma non cancella l’utilizzo già avvenuto. Per questo il fascicolo documenta l’intero periodo di utilizzo e non soltanto la sua fine.

Sezione 09

Come iniziare

Per aprire una pratica, inviate tramite la piattaforma il riferimento dell’immagine, l’URL in cui è stata trovata e qualsiasi informazione su fonte o licenza in vostro possesso. Atlantic verifica la vostra legittimazione ad agire, esamina l’utilizzo e costruisce il Case File fin dalla prima acquisizione, così che, se la pratica dovesse mai richiedere una valutazione legale, gli elementi di cui l’avvocato avrà bisogno siano già disponibili.