Natura dell’importo
Gli importi mostrati in questo contesto sono le condizioni di risoluzione amichevole riesaminate da Atlantic Image Defense per il fascicolo identificato. Base, valuta e continuità sono documentate nella corrispondenza. Una licenza, autorizzazione, fattura o correzione materiale verificabile può essere sottoposta a revisione e modificare la valutazione del fascicolo.
Importo fissato in ogni corrispondenza
Quando viene generata una corrispondenza finanziaria, l’importo, la valuta, la base di valutazione e le informazioni di riferimento pertinenti vengono fissati nella registrazione del documento. Le modifiche successive del motore di valutazione, dei valori predefiniti dello spazio o dei tassi di cambio non modificano quel PDF storico né l’importo originariamente indicato.
Continuità tra le corrispondenze
Dopo l’effettivo invio di un importo finanziario, l’importo comunicato e la relativa valuta diventano il riferimento predefinito per la corrispondenza finanziaria successiva. Il ricalcolo del fascicolo può produrre una nuova raccomandazione da esaminare, ma non sostituisce il riferimento già comunicato senza che ciò venga indicato espressamente.
Quando può essere considerata una revisione
Una revisione può essere considerata quando la base documentata cambia in modo sostanziale, ad esempio per ulteriori osservazioni verificate, una durata maggiore stabilita da osservazioni ripetute, un cambiamento della disponibilità tecnica verificata della risorsa identificata, un diverso riferimento di valutazione documentato o una conversione valutaria di riferimento registrata. Il semplice trascorrere del tempo, da solo, non è considerato una giustificazione sufficiente per un aumento.
Valuta e tassi di riferimento
Quando un importo di riferimento viene normalizzato in un’altra valuta, il sistema registra il tasso di riferimento e la data utilizzati per la corrispondenza. Dopo la comunicazione di un importo finanziario, le normali variazioni successive dei tassi di cambio non modificano automaticamente tale importo. Una revisione monetaria deve essere esaminata e approvata come qualsiasi altra revisione.
Approvazione da parte di una persona e tracciabilità
Se una nuova raccomandazione calcolata differisce da un importo già comunicato, un amministratore autorizzato deve esaminare l’importo precedente, la nuova raccomandazione e il fascicolo, fornire una motivazione scritta e approvare espressamente la revisione prima che possa sostituire l’importo corrente del fascicolo. L’approvazione viene registrata nel registro di audit.
Cosa mostra la corrispondenza successiva
Quando l’importo resta invariato, la spiegazione della valutazione registra la continuità con la precedente corrispondenza finanziaria. Quando viene utilizzata una revisione approvata, la nuova corrispondenza registra l’importo comunicato in precedenza, il nuovo importo riesaminato e il motivo approvato da una persona.
Integrità storica
I PDF precedenti, i registri di invio, le prove e le cronologie della corrispondenza restano invariati. Una revisione successiva crea un nuovo stato documentato senza modificare retroattivamente ciò che è già stato inviato.
