Articolo

Sezione 01

Perché la verifica delle licenze viene prima di ogni escalation

Trovare una delle proprie fotografie su un sito sconosciuto non dimostra, di per sé, che l’utilizzo non sia autorizzato. Ogni giorno le immagini vengono concesse in licenza tramite agenzie, banche immagini, vendite dirette, syndication editoriale e incarichi di clienti, e chi individua la copia raramente vede i documenti che la accompagnano. La verifica delle licenze è il passaggio che distingue un utilizzo chiaramente privo di licenza da uno che potrebbe essere coperto, coperto in parte o coperto un tempo e non più.

La verifica tutela il titolare dei diritti quanto il destinatario. Una richiesta inviata a un’impresa che dispone di una licenza valida mina la credibilità, provoca una protesta giustificata e indebolisce ogni lettera successiva dello stesso fascicolo. Una segnalazione a un fornitore di hosting basata su un quadro incompleto può esporre chi la invia a critiche e, secondo il diritto statunitense, una dichiarazione consapevolmente inesatta su un elemento essenziale di una notifica di rimozione può comportare responsabilità ai sensi del 17 U.S.C. § 512(f). In confronto, una verifica accurata costa poco.

Riferimenti17 U.S.C. § 512(f)

L’escalation non viene abbandonata. Viene semplicemente collocata dopo la domanda che va posta per prima: esiste una ragionevole possibilità che questo utilizzo sia stato concesso in licenza? Se la risposta è sì, Atlantic chiede innanzitutto la documentazione della licenza. Se è no, il fascicolo procede su basi più solide, perché la domanda è stata posta e ha avuto risposta.

Sezione 02

Gli indizi che una licenza possa esistere

Prima di preparare qualsiasi lettera, Atlantic esamina ogni occorrenza alla ricerca di indizi che una licenza possa esistere. Nessuno di questi indizi prova una licenza. Ciascuno è un motivo per chiedere anziché affermare.

• Un credito che cita un’agenzia, una banca immagini o un servizio fotografico, per esempio «Foto: [agenzia] / [collaboratore]», soprattutto se segue il formato di credito abituale dell’agenzia.
• Un identificativo d’immagine dell’agenzia o un nome di file conforme alla nomenclatura dell’agenzia, visibile nell’URL dell’immagine o nel codice sorgente della pagina.
• Un contesto editoriale: un articolo di cronaca, una recensione o un reportage del tipo per cui si vendono abitualmente licenze editoriali.
• Un rapporto con un cliente noto: un’azienda per cui il fotografo ha lavorato, una vecchia agenzia committente, un hotel o una struttura fotografati su incarico, un editore che ha acquistato diritti in passato.
• Una pagina pubblicata in una data che corrisponde a un periodo in cui risulta che il fotografo, o l’agenzia, abbia venduto licenze per quell’immagine.
• I resoconti di vendita o da collaboratore del titolare stesso che indicano una licenza venduta per quell’immagine, anche senza l’identità dell’acquirente.
• Un utilizzo che corrisponde a uno schema di licenza tipico (un singolo articolo di blog, un formato web ridotto, un solo territorio) piuttosto che a uno sfruttamento commerciale esteso.

Alcuni indizi vanno nella direzione opposta. Una filigrana rimossa o tagliata, un credito eliminato, un’immagine specchiata o ricolorata, o la stessa fotografia diffusa su siti tra loro scollegati senza alcun credito rendono una licenza meno probabile, ma non impossibile. La verifica valuta gli indizi nel loro insieme. Non trasforma un singolo dettaglio in un elemento decisivo.

Sezione 03

Licenze che sono esistite ma non coprono più l’utilizzo

Molti casi contestati non riguardano un utilizzo mai concesso in licenza, bensì una licenza reale che l’utilizzo ha superato. Le licenze vengono rilasciate per un uso definito, e la loro portata è di norma indicata nelle condizioni dell’agenzia o in fattura. Un utilizzo può uscire da quel perimetro in diversi modi.

• Durata: una licenza concessa per uno o due anni, per il periodo di una campagna o per la vita di una specifica edizione, mentre l’immagine è ancora online anni dopo.
• Territorio: una licenza limitata a un paese o a una regione, mentre l’utilizzo si rivolge ora ad altri mercati.
• Mezzo: una licenza solo per la stampa, per una brochure o per un unico sito, mentre l’immagine viene riutilizzata sui social, in pubblicità, su confezioni o in un’app.
• Volume o diffusione: una tiratura, un numero di impressioni, una soglia di pubblico o un numero di postazioni che l’utilizzo ha superato.
• Editoriale o commerciale: una licenza editoriale acquistata per un articolo di cronaca, mentre la stessa immagine viene poi usata per promuovere un prodotto o un servizio.
• Licenziatario: una licenza intestata a una società, mentre l’immagine è ora usata da una consociata, da un affiliato, da un’impresa subentrante o da un cliente.
• Modifiche: una licenza che escludeva ritocchi, fotomontaggi o l’uso in un logo o in un marchio.

Una licenza datata va quindi letta, non solo ritrovata. «L’abbiamo acquistata nel 2015» è un punto di partenza utile e spesso del tutto veritiero. Se quell’acquisto copra l’utilizzo attuale dipende dalle sue condizioni. Alcune licenze d’agenzia sono perpetue per gli usi che consentono, altre sono limitate nel tempo. Atlantic chiede la documentazione proprio per confrontarne la portata con l’utilizzo effettivamente rilevato, invece di affidarsi a un’impressione dell’una o dell’altra parte.

Sezione 04

Come si presenta una documentazione di licenza valida

Una licenza è un’autorizzazione, e la documentazione è ciò che attesta tale autorizzazione e i suoi limiti. Atlantic cerca una documentazione che colleghi quattro elementi: l’immagine, il licenziatario, la concessione e la sua portata.

• Una fattura o una ricevuta dell’agenzia o del fotografo, datata, con il nome dell’acquirente e il riferimento dell’immagine.
• Un certificato o una conferma di licenza, come quelli rilasciati da molte banche immagini, con l’identificativo dell’immagine, il tipo di licenza e il licenziatario.
• Lo storico dei download o degli acquisti dell’account presso l’agenzia, con l’identificativo dell’immagine e la data del download.
• L’identità del titolare dell’account, corrispondente all’impresa o alla persona che utilizza l’immagine, o un collegamento documentato tra i due (vedi sezione 5).
• Le condizioni di licenza in vigore alla data dell’acquisto o, almeno, il nome e la versione del tipo di licenza, così da poterne verificare la portata.
• Per una licenza concessa direttamente dal fotografo: uno scambio di e-mail, un preventivo, un ordine o un contratto che identifichi l’immagine e l’uso consentito.

Ogni elemento prova qualcosa di preciso e lascia qualcosa in sospeso. Una fattura prova un pagamento, ma può non identificare l’immagine se indica soltanto un pacchetto di crediti. Uno storico dei download mostra che un account ha ottenuto il file, ma non, da solo, il tipo di licenza scelto. Un certificato di licenza intestato a un’altra società prova che una licenza esiste, ma non che copra l’utilizzatore. Per questo Atlantic chiede la combinazione adatta al caso, e non un determinato documento indicato per nome.

Secondo il diritto statunitense, il trasferimento della titolarità del diritto d’autore richiede un atto scritto e firmato (17 U.S.C. § 204). Una semplice autorizzazione non esclusiva è trattata diversamente e, in alcune circostanze, può essere dimostrata anche senza un contratto formale. È uno dei motivi per cui Atlantic chiede qualsiasi documentazione esistente, corrispondenza compresa, invece di pretendere una forma particolare. Ciò che conta è che l’autorizzazione possa essere identificata e la sua portata compresa.

Riferimenti17 U.S.C. § 204

Sezione 05

Grafici, agenzie e sublicenze

Gran parte delle questioni di licenza nasce dal fatto che chi ha ottenuto l’immagine non è chi la usa oggi. Un web designer, un’agenzia di comunicazione o un redattore freelance sceglie una fotografia, talvolta da un account di banca immagini a proprio nome, e consegna il sito finito al cliente.

Che il cliente sia coperto dipende dalle condizioni della licenza. Alcune licenze d’agenzia consentono l’acquisto per conto di un cliente e richiedono di indicarlo, oppure permettono al grafico di trasferire la licenza per un singolo prodotto finale. Altre sono personali del titolare dell’account e non si estendono ad altri. Molte licenze standard vietano la sublicenza o il riutilizzo della stessa immagine per più clienti. Un’immagine di layout o di anteprima, spesso con filigrana e concessa solo per prove di impaginazione, non è una licenza di pubblicazione.

Quando un destinatario risponde «l’ha scelta il mio web designer», la risposta utile è una richiesta: ottenere dal grafico la documentazione della licenza e inoltrarla. Se il grafico ha regolarmente licenziato l’immagine per quel cliente, il caso viene chiuso. In caso contrario, la questione resta tra l’impresa e il titolare dei diritti. La responsabilità per un contenuto scelto da un fornitore dipende dall’ordinamento, e l’impresa può avere azioni proprie nei confronti di quel fornitore, ma il gestore del sito è in genere il soggetto che ha pubblicato l’immagine. Atlantic non contatta i clienti o i fornitori di un destinatario; è il destinatario a decidere come procurarsi la documentazione.

Agenzie e rivenditori pongono una questione affine. Un titolare che ha affidato immagini a un’agenzia, direttamente o tramite un distributore, dovrebbe verificare che cosa quell’agenzia possa concedere in licenza e a chi, perché una licenza rilasciata da un distributore autorizzato vincola il titolare nei limiti delle sue condizioni. È una fonte frequente di licenze autentiche di cui il fotografo non era a conoscenza.

Sezione 06

A chi spetta produrre la licenza

Nella maggior parte dei casi, è chi invoca una licenza a doverla esibire. Secondo il diritto statunitense, la licenza è generalmente trattata come un’eccezione che l’utilizzatore deve dimostrare, e una logica pratica analoga vale altrove: il titolare può dimostrare la titolarità e l’utilizzo, mentre solo il licenziatario può dimostrare l’acquisto. Quando l’esistenza di una licenza non è contestata e il disaccordo riguarda la sua portata, la ripartizione dell’onere della prova può essere più sfumata e dipende dall’ordinamento.

In pratica, Atlantic non usa l’onere della prova come argomento. Chiede la documentazione perché è il modo più rapido per risolvere la questione per entrambe le parti. Un destinatario che ha una licenza di solito la ritrova in pochi minuti nell’account dell’agenzia o nella contabilità. Chi non ne trova nessuna ha comunque appreso qualcosa di utile.

Diverse risposte frequenti non sono licenze e non cambiano la questione.

• Il credito al fotografo: citare l’autore è una buona pratica e può avere rilievo rispetto alle norme sulle informazioni sul regime dei diritti, ma non è un’autorizzazione a usare l’immagine.
• «L’ho trovata su Google»: un motore di ricerca mostra dove compare un’immagine; non conferisce alcun diritto su di essa.
• «Era su un sito di sfondi o di immagini gratuite»: a meno che l’immagine non vi sia stata pubblicata dal titolare dei diritti o da chi è autorizzato a concederla in licenza, un sito del genere non può concedere una licenza che non ha. Quando un autore pubblica davvero un’immagine con una licenza libera, Atlantic la tratta come una licenza e ne verifica le condizioni.
• «L’ho rimossa»: la rimozione pone fine all’utilizzo in corso, il che è positivo, ma non dimostra che l’utilizzo precedente fosse coperto da licenza.
• «La foto è vecchia»: l’età di una fotografia non incide, di per sé, sulla necessità di una licenza per un utilizzo recente.
• «Dimostrate che non ho una licenza»: nessuno può provare l’assenza di un documento in possesso di altri. Chiedere la documentazione è il modo ragionevole per risolvere questo punto.

Sezione 07

Come Atlantic chiede la documentazione e dispone una sospensione datata

Quando la verifica conclude che una licenza è plausibile, il primo messaggio di Atlantic è una richiesta di documentazione della licenza, non una pretesa. Identifica l’immagine, la pagina e la data di acquisizione, indica il riferimento del fascicolo (nel formato AID-YYYY-NNNNN) e spiega che la pratica sarà chiusa senza alcuna richiesta se viene esibita una licenza valida che copre l’utilizzo.

Il destinatario può rispondere via e-mail o tramite il portale sicuro del fascicolo, dove è consultabile la sintesi delle prove e dove si possono caricare direttamente un certificato di licenza, una fattura, uno storico dei download o della corrispondenza. Ogni risposta, qualunque sia il canale, viene inserita nel fascicolo.

Una risposta in cui si afferma che esiste una licenza, o una richiesta di tempo per ritrovarla, sospende la pratica fino a una data stabilita. La data è precisa e viene comunicata al destinatario. Durante la sospensione non viene inviato nulla: né solleciti, né nuove lettere, né segnalazioni a fornitori di hosting, motori di ricerca o circuiti pubblicitari. La sospensione offre al destinatario una possibilità concreta di consultare i propri archivi, contattare un grafico o chiedere a un’agenzia copia di una vecchia fattura.

Il destinatario che ha bisogno di un po’ più di tempo, per esempio per recuperare l’accesso a un vecchio account d’agenzia, può chiedere una proroga prima della scadenza. Le richieste ragionevoli, accompagnate da una spiegazione concreta, possono essere accolte, sempre con una nuova data, registrata allo stesso modo. Non si concedono sospensioni senza termine, perché un fascicolo senza data non ha un passaggio successivo definito.

Sezione 08

Quando viene esibita una licenza: verifica e chiusura

Quando viene presentata una documentazione, Atlantic la confronta con l’utilizzo rilevato. Le domande sono concrete.

• L’identificativo o la descrizione dell’immagine corrisponde alla fotografia del fascicolo?
• Il licenziatario è l’impresa che gestisce la pagina, o un soggetto la cui licenza si estende in modo dimostrabile a essa?
• La licenza era in vigore al momento dell’utilizzo, e lo è ancora se l’utilizzo prosegue?
• Il tipo di licenza copre il mezzo, il territorio, il formato e la natura (editoriale o commerciale) dell’utilizzo rilevato?
• La documentazione è coerente in sé e, quando i resoconti di vendita o da collaboratore del titolare lo consentono, con tali resoconti?

Quando la documentazione attesta una licenza valida che copre l’utilizzo, il fascicolo viene chiuso. La chiusura è confermata per iscritto al destinatario, con il riferimento del fascicolo, così che la pratica sia chiaramente conclusa per entrambe le parti. Se prima che la licenza emergesse era stata inviata una segnalazione a un fornitore di hosting, a un motore di ricerca o a un circuito, Atlantic la ritira.

Una documentazione poco leggibile, o che sembra riguardare un’altra immagine, dà luogo a una domanda precisa e non a un rifiuto. Allegare la fattura sbagliata è un errore comune e facile da correggere. Lo scopo è verificare la licenza, non contestare il modo in cui viene presentata.

Sezione 09

Quando la licenza è parziale o scaduta

Alcune documentazioni rispondono solo in parte alla domanda. La licenza copre il sito ma non la brochure; valeva due anni e l’immagine è online da sei; è stata acquistata da una società collegata; era una licenza editoriale e l’immagine si trova ora su una pagina prodotto.

In queste situazioni Atlantic distingue ciò che è coperto da ciò che non lo è. L’utilizzo coperto è riconosciuto come concesso in licenza e non è oggetto di alcuna richiesta. La parte non coperta viene descritta con precisione, con riferimento alle condizioni della licenza e alle prove: quale pagina, quale mezzo, quale periodo. Il destinatario è quindi invitato a regolarizzare quella parte, di solito con un’estensione o con una licenza retroattiva per l’utilizzo che è andato oltre la concessione originaria.

Lo stesso approccio vale per una licenza scaduta. Il periodo in cui la licenza era valida è considerato coperto. Oggetto del confronto è il periodo successivo alla scadenza: può essere coperto da una licenza retroattiva o da un accordo. Per il futuro, il destinatario può rinnovare la licenza o rimuovere l’immagine, ma la rimozione non copre il periodo già trascorso.

Una licenza parziale o scaduta dimostra spesso che l’utilizzatore intendeva ottenere una licenza per l’immagine, e la corrispondenza di Atlantic ne tiene conto. Il confronto riguarda il modo di ricondurre l’utilizzo nell’ambito di una licenza, non il comportamento di un’impresa che aveva cominciato acquistando dei diritti.

Sezione 10

Quando non viene prodotta alcuna documentazione

Se la data di sospensione trascorre senza documentazione, o se il destinatario risponde che non riesce a trovare alcuna licenza, il fascicolo riprende la corrispondenza graduale dalla fase in cui si trovava. Ogni lettera indica una scadenza datata ed è accompagnata da un PDF delle prove. Il destinatario può ancora caricare una licenza in qualsiasi momento, e una licenza valida esibita tardi chiude il fascicolo esattamente come se fosse stata esibita subito.

Un’affermazione come «l’abbiamo sicuramente acquistata, ma non troviamo la fattura» viene presa sul serio, ma non costituisce, da sola, una documentazione di licenza. Quando i resoconti di vendita o da collaboratore del titolare consentono di confermare o escludere una vendita corrispondente all’utilizzo, Atlantic li verifica. Se tali resoconti mostrano una licenza, il fascicolo viene chiuso anche senza i documenti del destinatario. Se non mostrano alcuna vendita corrispondente per il periodo interessato, il destinatario ne viene informato in modo oggettivo e il confronto si sposta su come regolarizzare l’utilizzo.

Quando la corrispondenza resta del tutto senza risposta, le fasi successive possono comprendere un reclamo al fornitore che ospita effettivamente il contenuto, segnalazioni a motori di ricerca o circuiti pubblicitari, una lettera di ultima istanza e, infine, la trasmissione del fascicolo a legali qualificati nell’ordinamento pertinente. Atlantic non è uno studio legale e non fornisce consulenza legale; quando una pratica richiede un’azione legale, sono i legali a consigliare e ad agire. La verifica delle licenze resta parte del fascicolo in ogni fase e dimostra che la questione della licenza è stata posta e che è stato concesso il tempo per rispondere.

Sezione 11

Licenza retroattiva o accordo come soluzione proporzionata

Per molti utilizzi privi di licenza o eccedenti la licenza concessa, la soluzione più proporzionata è una licenza rilasciata a posteriori. Una licenza retroattiva copre l’utilizzo già avvenuto e può, se entrambe le parti lo desiderano, coprire la prosecuzione dell’utilizzo a condizioni definite. Trasforma un utilizzo non autorizzato in un utilizzo licenziato e fornisce all’impresa un documento da conservare nei propri archivi.

Una proposta di licenza retroattiva o di accordo bonario è una proposta. Non è una decisione giudiziaria né un debito accertato. Riflette l’utilizzo rilevato: mezzo, durata, territorio, visibilità e carattere commerciale o editoriale. Il destinatario può discuterla, fornire informazioni che modificano la valutazione o rifiutarla. Le ragioni della proposta vengono illustrate perché possa essere valutata nel merito.

Le trattative per un accordo sono riservate. Atlantic non pubblica nulla sui destinatari e non contatta i loro clienti. Una volta raggiunto e registrato nel fascicolo l’accordo, la pratica viene chiusa e le segnalazioni inviate a fornitori di hosting, motori di ricerca o circuiti vengono ritirate. Pagamento e conferma possono avvenire tramite il portale sicuro del fascicolo, con lo stesso riferimento.

Una licenza retroattiva non è né un premio per un utilizzo senza licenza né una sanzione. È l’accordo commerciale che normalmente sarebbe stato concluso all’inizio, concluso più tardi e commisurato all’utilizzo effettivamente rilevato. È questo a renderla proporzionata, ed è per questo che una verifica delle licenze porta così spesso a una soluzione anziché a una controversia.

Sezione 12

Avviare una verifica con Atlantic

I titolari dei diritti possono inviare un’immagine e gli utilizzi sospetti tramite la piattaforma. Atlantic verifica la loro legittimazione ad agire, acquisisce le prove ed esamina ogni occorrenza alla ricerca di indizi di licenza prima di inviare qualsiasi lettera. È utile includere le informazioni sulle licenze già disponibili: nomi delle agenzie, resoconti di vendita da collaboratore, clienti noti e condizioni delle licenze concesse direttamente. Più questo quadro è completo, prima un utilizzo licenziato può essere chiuso e uno privo di licenza affrontato su una base fattuale chiara.