Artículo

Sección 01

Por qué la revisión de licencias va antes de cualquier escalada

Encontrar una de sus fotografías en un sitio web desconocido no demuestra, por sí solo, que el uso no esté autorizado. Cada día se licencian imágenes a través de agencias, bancos de imágenes, ventas directas, sindicación editorial y encargos de clientes, y quien descubre la copia rara vez ve la documentación que la respalda. La revisión de licencias es el paso que separa un uso claramente no licenciado de otro que podría estar cubierto, parcialmente cubierto o cubierto en su día y ya no.

La revisión protege tanto al titular de los derechos como al destinatario. Una reclamación dirigida a una empresa que tiene una licencia válida resta credibilidad, provoca una queja justificada y debilita cada carta posterior del mismo expediente. Una notificación enviada a un proveedor de alojamiento a partir de una visión incompleta puede exponer a quien la envía a críticas y, según el derecho estadounidense, una declaración falsa, hecha a sabiendas, sobre un hecho esencial de una notificación de retirada puede generar responsabilidad conforme al 17 U.S.C. § 512(f). Frente a eso, una revisión cuidadosa cuesta poco.

Referencias17 U.S.C. § 512(f)

La escalada no se abandona. Simplemente se sitúa después de la pregunta que debe hacerse primero: ¿existe una posibilidad razonable de que este uso estuviera licenciado? Si la respuesta es sí, Atlantic solicita antes que nada el justificante de licencia. Si es no, el expediente avanza sobre una base más sólida, porque la pregunta se ha planteado y respondido.

Sección 02

Indicios de que puede existir una licencia

Antes de preparar cualquier carta, Atlantic examina cada hallazgo en busca de indicios de que pueda existir una licencia. Ninguno de ellos prueba una licencia. Cada uno es un motivo para preguntar en lugar de afirmar.

• Un crédito que menciona una agencia, un banco de imágenes o un servicio fotográfico, por ejemplo «Foto: [agencia] / [colaborador]», sobre todo si sigue el formato de crédito habitual de la agencia.
• Un identificador de imagen de agencia o un nombre de archivo que responde a la nomenclatura de la agencia, visible en la URL de la imagen o en el código fuente de la página.
• Un contexto editorial: una noticia, una reseña o un reportaje del tipo para el que se venden habitualmente licencias editoriales.
• Una relación comercial conocida: una empresa para la que trabajó el fotógrafo, una antigua agencia que le hizo encargos, un hotel o un espacio fotografiado por encargo, una editorial que compró derechos con anterioridad.
• Una página publicada en una fecha que coincide con un periodo en el que consta que el fotógrafo, o la agencia, vendió licencias de esa imagen.
• Los informes de ventas o de colaborador del propio titular que reflejan una licencia vendida para esa imagen, aunque no identifiquen al comprador.
• Un uso que encaja con un patrón de licencia habitual (una sola entrada de blog, un tamaño web reducido, un único territorio) más que con una explotación comercial amplia.

Algunos indicios apuntan en sentido contrario. Una marca de agua eliminada o recortada, un crédito suprimido, una imagen invertida o con el color alterado, o la misma fotografía repartida por sitios sin relación entre sí y sin crédito alguno hacen menos probable una licencia, aunque no imposible. La revisión valora los indicios en su conjunto. No convierte ningún detalle aislado en decisivo.

Sección 03

Licencias que existieron pero ya no cubren el uso

Muchos casos discutidos no se refieren a un uso que nunca tuvo licencia, sino a una licencia real que el uso ha sobrepasado. Las licencias se conceden para un uso determinado, y su alcance suele figurar en las condiciones de la agencia o en la factura. Un uso puede salirse de ese alcance de varias maneras.

• Duración: una licencia concedida por uno o dos años, por el periodo de una campaña o por la vida de una edición concreta, mientras la imagen sigue en línea años después.
• Territorio: una licencia limitada a un país o una región, mientras el uso se dirige ahora a otros mercados.
• Soporte: una licencia solo para impresión, para un folleto o para un único sitio web, mientras la imagen se reutiliza en redes sociales, publicidad, envases o una aplicación móvil.
• Volumen o alcance: una tirada, un número de impresiones, un umbral de audiencia o un número de puestos que el uso ha superado.
• Editorial o comercial: una licencia editorial adquirida para una noticia, mientras la misma imagen se usa después para promocionar un producto o un servicio.
• Licenciatario: una licencia de una empresa, mientras la imagen la utiliza ahora una sociedad hermana, un franquiciado, una empresa sucesora o un cliente.
• Modificaciones: una licencia que excluía retoques, fotomontajes o el uso en un logotipo o una marca.

Por eso una licencia antigua hay que leerla, no solo encontrarla. «La compramos en 2015» es un punto de partida útil y a menudo completamente cierto. Que esa compra cubra el uso actual depende de sus condiciones. Algunas licencias de agencia son perpetuas para los usos que permiten; otras están limitadas en el tiempo. Atlantic pide el justificante precisamente para comparar su alcance con el uso realmente observado, en lugar de basarse en una impresión de cualquiera de las partes.

Sección 04

Cómo es un justificante de licencia válido

Una licencia es una autorización, y el justificante es el documento que acredita esa autorización y sus límites. Atlantic busca un justificante que vincule cuatro elementos: la imagen, el licenciatario, la concesión y su alcance.

• Una factura o recibo de la agencia o del fotógrafo, fechado, con el nombre del comprador y la referencia de la imagen.
• Un certificado o confirmación de licencia, como los que emiten muchos bancos de imágenes, con el identificador de la imagen, el tipo de licencia y el licenciatario.
• El historial de descargas o compras de la cuenta en la agencia, con el identificador de la imagen y la fecha de descarga.
• La identidad del titular de la cuenta, que coincida con la empresa o la persona que usa la imagen, o un vínculo documentado entre ambos (véase la sección 5).
• Las condiciones de licencia vigentes en la fecha de compra o, al menos, el nombre y la versión del tipo de licencia, para poder comprobar el alcance.
• En una licencia concedida directamente por el fotógrafo: un intercambio de correos, un presupuesto, un pedido o un contrato que identifique la imagen y el uso permitido.

Cada elemento prueba algo concreto y deja algo abierto. Una factura prueba un pago, pero puede no identificar la imagen si solo menciona un paquete de créditos. Un historial de descargas muestra que una cuenta obtuvo el archivo, pero no, por sí solo, el tipo de licencia elegido. Un certificado de licencia a nombre de otra empresa prueba que existe una licencia, pero no que cubra al usuario. Por eso Atlantic pide la combinación que corresponde a cada caso y no un documento concreto por su nombre.

Según el derecho estadounidense, una transmisión de la titularidad del derecho de autor requiere un escrito firmado (17 U.S.C. § 204). Una simple autorización no exclusiva recibe un trato distinto y, en determinadas circunstancias, puede acreditarse sin un contrato formal. Esa es una de las razones por las que Atlantic pide cualquier justificante que exista, incluida la correspondencia, en lugar de exigir una forma determinada. Lo que importa es que la autorización pueda identificarse y su alcance entenderse.

Referencias17 U.S.C. § 204

Sección 05

Diseñadores, agencias y sublicencias

Gran parte de las cuestiones de licencia surgen porque quien obtuvo la imagen no es quien la utiliza ahora. Un diseñador web, una agencia de marketing o un redactor autónomo elige una fotografía, a veces desde una cuenta de banco de imágenes a su propio nombre, y entrega el sitio terminado al cliente.

Que el cliente esté cubierto depende de las condiciones de la licencia. Algunas licencias de agencia permiten comprar por cuenta de un cliente y exigen identificarlo, o permiten al diseñador transferir la licencia para un único producto final. Otras son personales del titular de la cuenta y no se extienden a nadie más. Muchas licencias estándar prohíben sublicenciar o reutilizar una misma imagen para varios clientes. Una imagen de maqueta o de vista previa, a menudo con marca de agua y autorizada solo para pruebas de diseño, no es una licencia de publicación.

Cuando un destinatario responde «la eligió mi diseñador web», la respuesta útil es una petición: solicitar al diseñador el justificante de licencia y remitirlo. Si el diseñador licenció correctamente la imagen para ese cliente, el caso se cierra. Si no lo hizo, la cuestión sigue pendiente entre la empresa y el titular de los derechos. La responsabilidad por un contenido elegido por un proveedor depende de la jurisdicción, y la empresa puede tener sus propias acciones frente a ese proveedor, pero el operador del sitio web es, por lo general, quien publicó la imagen. Atlantic no se dirige a los clientes ni a los proveedores de un destinatario; es el destinatario quien decide cómo obtener el justificante.

Las agencias y los revendedores plantean una cuestión cercana. Un titular que ha confiado imágenes a una agencia, directamente o a través de un distribuidor, debe comprobar qué puede licenciar esa agencia y a quién, porque una licencia concedida por un distribuidor autorizado vincula al titular dentro de sus condiciones. Es una fuente frecuente de licencias auténticas que el fotógrafo desconocía.

Sección 06

A quién corresponde presentar la licencia

En la mayoría de los casos, quien invoca una licencia es quien debe presentarla. Según el derecho estadounidense, la licencia se trata en general como una defensa que el usuario debe acreditar, y una lógica práctica similar rige en otros lugares: el titular puede demostrar su titularidad y el uso, y solo el licenciatario puede demostrar la compra. Cuando la existencia de una licencia no se discute y el desacuerdo versa sobre su alcance, el reparto de la prueba puede ser más matizado y depende de la jurisdicción.

En la práctica, Atlantic no utiliza la carga de la prueba como argumento. Pide el justificante porque es la vía más rápida para resolver la cuestión para ambas partes. Un destinatario con licencia suele encontrarla en pocos minutos en su cuenta de la agencia o en su contabilidad. Quien no encuentra ninguna también ha averiguado algo útil.

Varias respuestas frecuentes no son licencias y no cambian la cuestión.

• El crédito al fotógrafo: citar al autor es una buena práctica y puede tener relevancia en relación con las normas sobre información para la gestión de derechos, pero no es una autorización para usar la imagen.
• «La encontré en Google»: un buscador muestra dónde aparece una imagen; no concede ningún derecho sobre ella.
• «Estaba en una web de fondos de pantalla o de imágenes gratuitas»: salvo que la imagen la publicara allí el titular de los derechos o alguien autorizado para licenciarla, ese sitio no puede conceder una licencia que no tiene. Cuando un autor publica realmente una imagen con una licencia libre, Atlantic la trata como licencia y comprueba sus condiciones.
• «Ya la he retirado»: la retirada pone fin al uso en curso, lo cual es bienvenido, pero no demuestra que el uso anterior estuviera licenciado.
• «La foto es antigua»: la antigüedad de una fotografía no afecta, por sí sola, a la necesidad de una licencia para un uso reciente.
• «Demuestre que no tengo licencia»: nadie puede probar la inexistencia de un documento que está en poder de otro. Solicitar el justificante es la forma razonable de resolver este punto.

Sección 07

Cómo solicita Atlantic el justificante y fija una suspensión con fecha

Cuando la revisión concluye que una licencia es plausible, el primer mensaje de Atlantic es una solicitud del justificante de licencia, no una reclamación. Identifica la imagen, la página y la fecha de captura, indica la referencia del expediente (con el formato AID-YYYY-NNNNN) y explica que el asunto se cerrará sin reclamación alguna si se presenta una licencia válida que cubra el uso.

El destinatario puede responder por correo electrónico o a través del portal seguro del expediente, donde puede consultarse el resumen de pruebas y subirse directamente un certificado de licencia, una factura, un historial de descargas o correspondencia. Cada respuesta, llegue por la vía que llegue, se incorpora al expediente.

Una respuesta que indique que existe una licencia, o una petición de plazo para localizarla, deja el expediente en suspenso hasta una fecha determinada. La fecha es concreta y se comunica al destinatario. Durante la suspensión no se envía nada: ni recordatorios, ni nuevas cartas, ni notificaciones a proveedores de alojamiento, buscadores o redes publicitarias. La suspensión da al destinatario una oportunidad real de revisar sus archivos, contactar con un diseñador o pedir a una agencia copia de una factura antigua.

Si el destinatario necesita algo más de tiempo, por ejemplo para recuperar el acceso a una antigua cuenta de agencia, puede pedir una prórroga antes de que venza la fecha. Las peticiones razonables, con una explicación concreta, pueden atenderse, siempre con una nueva fecha, que se registra del mismo modo. No se conceden suspensiones indefinidas, porque un expediente sin fecha no tiene un siguiente paso definido.

Sección 08

Cuando se presenta una licencia: verificación y cierre

Cuando se aporta un justificante, Atlantic lo contrasta con el uso observado. Las preguntas son concretas.

• ¿Coincide el identificador o la descripción de la imagen con la fotografía del expediente?
• ¿Es el licenciatario la empresa que gestiona la página, o una parte cuya licencia se extiende de forma demostrable a ella?
• ¿Estaba vigente la licencia en el momento del uso, y sigue vigente si el uso continúa?
• ¿Cubre el tipo de licencia el soporte, el territorio, el tamaño y la naturaleza (editorial o comercial) del uso observado?
• ¿Es el justificante coherente en sí mismo y, cuando los informes de ventas o de colaborador del titular lo permiten, con esos informes?

Cuando el justificante acredita una licencia válida que cubre el uso, el expediente se cierra. El cierre se confirma por escrito al destinatario, con la referencia del expediente, para que el asunto quede claramente terminado para ambas partes. Si antes de conocerse la licencia se había enviado alguna notificación a un proveedor de alojamiento, a un buscador o a una red, Atlantic la retira.

Un justificante difícil de leer, o que parece referirse a otra imagen, da lugar a una pregunta precisa y no a un rechazo. Adjuntar la factura equivocada es un error habitual y fácil de corregir. El objetivo es verificar la licencia, no reprochar la forma en que se presenta.

Sección 09

Cuando la licencia es parcial o ha caducado

Algunos justificantes solo responden en parte a la pregunta. La licencia cubre el sitio web pero no el folleto; abarcaba dos años y la imagen lleva seis en línea; la compró una empresa vinculada; era una licencia editorial y la imagen figura ahora en una página de producto.

En estas situaciones, Atlantic separa lo que está cubierto de lo que no. El uso cubierto se reconoce como licenciado y no es objeto de reclamación alguna. La parte no cubierta se describe con precisión, con referencia a las condiciones de la licencia y a las pruebas: qué página, qué soporte, qué periodo. Después se invita al destinatario a regularizar esa parte, normalmente mediante una ampliación o una licencia retroactiva para el uso que excedió la concesión original.

El mismo criterio se aplica a una licencia caducada. El periodo en que la licencia estuvo vigente se trata como licenciado. El periodo posterior a la caducidad es lo que se discute: puede cubrirse con una licencia retroactiva o con un acuerdo. De cara al futuro, el destinatario puede renovar la licencia o retirar la imagen, pero la retirada no cubre el periodo ya transcurrido.

Una licencia parcial o caducada demuestra a menudo que el usuario se propuso licenciar la imagen, y la correspondencia de Atlantic lo tiene en cuenta. La conversación trata de devolver el uso al marco de una licencia, no de la conducta de una empresa que empezó comprando derechos.

Sección 10

Cuando no se presenta ningún justificante

Si la fecha de suspensión vence sin justificante, o si el destinatario responde que no encuentra ninguna licencia, el expediente vuelve a la correspondencia escalonada en la fase en que se encontraba. Cada carta fija un plazo con fecha y va acompañada de un PDF de pruebas. El destinatario puede seguir subiendo una licencia en cualquier momento, y una licencia válida presentada tarde cierra el expediente igual que si se hubiera presentado pronto.

Una afirmación como «seguro que la compramos, pero no encontramos la factura» se toma en serio, pero no constituye, por sí sola, un justificante de licencia. Cuando los informes de ventas o de colaborador del titular permiten confirmar o descartar una venta que corresponda al uso, Atlantic los comprueba. Si esos informes reflejan una licencia, el expediente se cierra aunque el destinatario no aporte documentación. Si no muestran ninguna venta correspondiente al periodo en cuestión, se informa de ello al destinatario, en términos objetivos, y la conversación pasa a cómo regularizar el uso.

Cuando la correspondencia no obtiene ninguna respuesta, las fases siguientes pueden incluir una queja ante el proveedor que realmente aloja el contenido, notificaciones a buscadores o redes publicitarias, una carta de último recurso y, finalmente, la remisión del expediente a abogados cualificados en la jurisdicción correspondiente. Atlantic no es un despacho de abogados y no presta asesoramiento jurídico; cuando un asunto requiere acciones legales, son los abogados quienes asesoran y actúan. La revisión de licencias sigue formando parte del expediente en todas las fases y demuestra que se planteó la cuestión de la licencia y que se dio tiempo para responder.

Sección 11

Licencia retroactiva o acuerdo como solución proporcionada

Para muchos usos sin licencia o que exceden lo concedido, la solución más proporcionada es una licencia otorgada a posteriori. Una licencia retroactiva cubre el uso ya realizado y puede, si ambas partes lo desean, cubrir la continuación del uso en condiciones definidas. Convierte un uso no autorizado en un uso licenciado y proporciona a la empresa un documento que puede conservar en sus archivos.

Una propuesta de licencia retroactiva o de acuerdo amistoso es una propuesta. No es una resolución judicial ni una deuda establecida. Refleja el uso observado: su soporte, duración, territorio, visibilidad y carácter comercial o editorial. El destinatario puede discutirla, aportar información que cambie la valoración o rechazarla. Los motivos de la propuesta se explican para que pueda evaluarse por sus propios méritos.

Las conversaciones para alcanzar un acuerdo son confidenciales. Atlantic no publica nada sobre los destinatarios y no contacta con sus clientes. Una vez alcanzado y registrado el acuerdo en el expediente, el asunto se cierra y se retiran las notificaciones enviadas a proveedores de alojamiento, buscadores o redes. El pago y la confirmación pueden gestionarse a través del portal seguro del expediente, con la misma referencia.

Una licencia retroactiva no es un premio por un uso sin licencia ni una sanción. Es el acuerdo comercial que normalmente se habría alcanzado al principio, alcanzado más tarde y ajustado al uso efectivamente observado. Eso es lo que la hace proporcionada, y por eso una revisión de licencias desemboca tan a menudo en una solución y no en un litigio.

Sección 12

Iniciar una revisión con Atlantic

Los titulares de derechos pueden enviar una imagen y los usos sospechosos a través de la plataforma. Atlantic verifica su legitimación para actuar, recoge las pruebas y examina cada hallazgo en busca de indicios de licencia antes de enviar cualquier carta. Conviene incluir toda la información de licencias de la que ya disponga: nombres de agencias, informes de ventas de colaborador, clientes conocidos y condiciones de las licencias concedidas directamente. Cuanto más completo sea ese panorama, antes podrá cerrarse un uso licenciado y abordarse uno sin licencia sobre una base fáctica clara.