Articolo

Sezione 01

Perché la documentazione di un contributore merita un archivio proprio

Vendere tramite una banca immagini significa affidare buona parte delle proprie carte ai server di qualcun altro. L’agenzia conserva lo storico dei caricamenti, le decisioni di accettazione, gli identificativi delle immagini e i rendiconti delle vendite. È comodo, finché un giorno il contributore non deve dimostrare a un terzo che una determinata immagine è sua, quando è stata messa in vendita e con quali modelli di licenza è stata offerta.

Le dashboard delle agenzie non sono concepite come archivi probatori. Gli account vengono chiusi, i portfolio rimossi o migrati dopo una fusione, le interfacce di reportistica cambiano e i dati di vendita più vecchi vengono talvolta riassunti o cancellati. Il contributore che si affida soltanto a ciò che l’agenzia mostra in quel momento rischia di scoprire che i documenti più utili non sono più raggiungibili quando sorge una questione, magari anni dopo il caricamento.

Un archivio separato, tenuto dal contributore, risolve gran parte del problema. Non deve essere complicato. Deve essere completo, datato e leggibile da chi non ha accesso all’account del contributore. Questo articolo spiega che cosa deve contenere, in che modo la distribuzione tramite agenzia incide sulla posizione del contributore e come Atlantic utilizza questi documenti quando un’immagine stock compare su un sito che può avere o non avere una licenza.

Altre guide trattano la documentazione di un uso sospetto, il monitoraggio, i file sorgente e i metadati, e le verifiche prima di una segnalazione. Qui l’attenzione è rivolta alla documentazione specifica della distribuzione tramite banche immagini.

Sezione 02

La documentazione dell’account contributore

Il punto di partenza è la prova del rapporto con l’agenzia stessa. Per ogni banca immagini, tenete una breve scheda dell’account e aggiornatela a ogni cambiamento.

• Il nome dell’agenzia e il soggetto giuridico che ha sottoscritto il contratto con il contributore, che non sempre coincide con il marchio commerciale.
• Il vostro ID o numero di contributore, il nome utente, nonché il nome legale e l’indirizzo registrati sull’account.
• La data di apertura dell’account e, se del caso, quella di chiusura.
• Una copia di ogni versione del contratto contributore che avete accettato, con la data di accettazione. Le agenzie aggiornano regolarmente le loro condizioni, e la versione in vigore al momento del caricamento o della licenza di un’immagine può avere rilievo.
• I rendiconti dei guadagni e dei pagamenti, scaricati a intervalli regolari anziché soltanto consultati online.
• Tutta la corrispondenza con l’agenzia relativa a diritti, esclusiva, rimozioni o tutela dei diritti.

La scheda vi collega, come persona identificata, all’account che ospita il portfolio. Senza di essa, la pagina di un’immagine con il nome di un contributore prova meno di quanto sembri: gli omonimi esistono, gli pseudonimi sono diffusi e la controparte può contestare che chi avanza la richiesta sia davvero il titolare dell’account. Quando Atlantic verifica il potere di agire, questo documento è tra i primi a essere esaminati, perché la catena dei diritti di un’immagine stock comincia dal contratto con il contributore.

Se lavorate con uno pseudonimo o con il nome di uno studio, conservate un documento che colleghi quel nome alla vostra persona. Se l’account appartiene a una società, tenete a disposizione i documenti societari che indicano chi può agire per suo conto.

Sezione 03

Date di caricamento, date di accettazione e identificativi delle immagini

Per ogni immagine conviene annotare separatamente tre date: quella di caricamento del file, quella di accettazione da parte dell’agenzia e quella della prima messa in vendita. Spesso sono vicine, ma non sempre coincidono, e rispondono a domande diverse. La data di caricamento dimostra che in quel momento possedevate il file. La data di accettazione dimostra che l’agenzia lo ha esaminato. La data di messa in vendita segna il momento più remoto a partire dal quale un cliente avrebbe potuto ottenere la licenza attraverso quel canale.

Altrettanto importante è l’identificativo assegnato dall’agenzia. Ogni banca immagini attribuisce il proprio, sicché la stessa immagine distribuita da tre agenzie ha tre identificativi diversi. Tenete una semplice tabella di corrispondenza tra il vostro file master e ciascun identificativo d’agenzia.

• Il nome interno del file e la data di scatto.
• Il nome dell’agenzia e l’identificativo dell’immagine.
• Le date di caricamento, accettazione e messa in vendita.
• I modelli di licenza offerti (si veda la sezione 4).
• L’eventuale data di ritiro dalla vendita e il relativo motivo.

Le date di ritiro vengono spesso trascurate. Se avete ritirato un’immagine da una banca in un determinato anno, una licenza acquistata prima di quella data può restare valida secondo le condizioni dell’agenzia, mentre un uso iniziato successivamente non può essere stato licenziato attraverso quel canale. Anche i rifiuti meritano un’annotazione: un’immagine respinta dall’agenzia non è mai stata in vendita presso di essa, il che diventa rilevante se un utente sostiene in seguito di averla licenziata proprio lì.

Esportate periodicamente questi dati dall’interfaccia dell’agenzia, in un file che conservate voi, e salvate una schermata datata di ogni pagina immagine finché è online.

Sezione 04

I tipi di licenza offerti e che cosa comportano

Il modello di licenza con cui un’immagine è stata offerta fa da cornice a ogni successiva domanda su un utilizzo. Le denominazioni variano da un’agenzia all’altra e solo le condizioni di ciascuna ne definiscono il contenuto, ma le grandi famiglie sono note.

Royalty-free significa che il cliente paga una volta e può poi utilizzare l’immagine più volte entro i limiti della licenza, senza un compenso per ogni uso. Non significa gratuita, né illimitata. Le licenze royalty-free standard prevedono spesso un tetto alle tirature, escludono l’uso in loghi o marchi, vietano la rivendita dell’immagine in quanto tale e limitano gli usi sensibili. Le licenze estese rimuovono alcuni di questi limiti dietro pagamento di un supplemento.

Le licenze rights-managed sono prezzate e concesse per un uso definito: mezzo, territorio, durata, formato e talvolta esclusiva in un settore. Una licenza rights-managed per una brochure cartacea regionale in un dato anno non copre un sito web nazionale cinque anni dopo.

Le immagini a uso esclusivamente editoriale possono illustrare notizie, commenti o temi di interesse pubblico, ma non pubblicizzare o promuovere un prodotto, un servizio o un’impresa. Spesso sono prive di liberatorie del soggetto o della proprietà, ed è proprio per questo che sono soggette a limitazioni.

Per il contributore, la documentazione utile è semplice: per ogni immagine e ogni agenzia, annotate quali modelli di licenza sono stati offerti e in quale periodo. Se un’immagine era solo editoriale, il suo uso commerciale sulla pagina di vendita di un’impresa solleva una questione di estensione della licenza, anche se l’utente ha effettivamente acquistato una licenza editoriale. Se un’immagine era offerta solo in rights-managed, l’utente che parla di un download royalty-free da quell’agenzia dovrà spiegarne la provenienza. Il modello di licenza non dice da solo se un uso è coperto, ma indica che cosa dovrebbe risultare dalla documentazione di licenza dell’utente.

Sezione 05

La licenza dell’agenzia e i diritti propri del contributore

Dietro ogni vendita stock ci sono due rapporti giuridici distinti, e confonderli genera molti malintesi.

Il primo intercorre tra contributore e agenzia. Nella maggior parte dei contratti contributore, il fotografo conserva il diritto d’autore e concede all’agenzia una licenza, esclusiva o meno, per commercializzare l’immagine e concedere sublicenze ai clienti. Secondo il diritto statunitense, la titolarità spetta all’autore, salvo che si tratti di un work made for hire (17 U.S.C. § 201), e il trasferimento della titolarità richiede un atto scritto e firmato (§ 204). Un contratto contributore standard è di norma una licenza e non una cessione, ma a deciderlo è il suo testo, e alcuni contratti, in particolare per i lavori su commissione, sono redatti diversamente. Leggete il vostro invece di darlo per scontato.

Riferimenti17 U.S.C. §§ 201, 204

Il secondo rapporto intercorre tra l’agenzia e il suo cliente. I diritti del cliente derivano dalle condizioni di licenza dell’agenzia, accettate al momento dell’acquisto o del download. Il cliente non ha alcun contratto con il fotografo e spesso non sa chi sia. Ciò che il cliente può fare è definito da quella licenza: quale immagine, quale modello di licenza, quali usi consentiti e per conto di chi.

Ne discende una conseguenza pratica. Una licenza esiste o non esiste, e se esiste copre o non copre un determinato uso. Il cliente che ha acquistato una licenza standard e poi utilizza l’immagine oltre i suoi limiti si trova, per quell’uso, al di fuori della licenza. Al contrario, l’utente che dispone di una licenza valida dell’agenzia per l’uso in questione ne ha diritto, qualunque cosa pensi il contributore della royalty ricevuta. I diritti del contributore verso i terzi poggiano sul diritto d’autore che ha conservato; la sua posizione nei confronti dei clienti dell’agenzia dipende dalle condizioni che questa ha concesso.

Sezione 06

Le clausole di esclusiva

L’esclusiva assume diverse forme, e ognuna modifica ciò che la documentazione del contributore deve dimostrare.

• Esclusiva del contributore: il fotografo vende immagini stock tramite una sola agenzia, per tutta la sua produzione.
• Esclusiva dell’immagine: una determinata immagine, e talvolta gli scatti simili della stessa sessione, può essere venduta solo tramite una agenzia.
• Distribuzione non esclusiva: la stessa immagine è offerta da più banche immagini ed eventualmente sul sito del fotografo o con licenza diretta.

La conseguenza per la verifica è immediata. Se un’immagine è in esclusiva presso un’agenzia, una licenza legittima dovrebbe di norma risalire a quell’agenzia o ai suoi partner di distribuzione autorizzati. Se non lo è, la licenza può provenire da qualunque canale attraverso il quale è stata offerta, e il contributore ha bisogno di un elenco completo e datato di tali canali per valutare le spiegazioni di un utente.

Le agenzie concedono licenze anche tramite reti di partner e rivenditori, talvolta con altri marchi e in altri paesi. Un utente può quindi aver legittimamente licenziato la vostra immagine su una piattaforma di cui non avete mai sentito parlare, perché la vostra agenzia distribuisce lì. I contratti contributore indicano di solito se la distribuzione tramite partner è consentita, e i rendiconti delle vendite talvolta riportano separatamente le vendite dei partner.

Le clausole di esclusiva possono contenere anche disposizioni sulla tutela dei diritti: l’obbligo di segnalare le violazioni all’agenzia, la riserva all’agenzia delle azioni relative ai contenuti esclusivi o la necessità di un consenso prima di contattare un cliente. Riportate queste clausole sulla scheda dell’account. La sezione 8 vi ritorna, perché stabiliscono che cosa un contributore può fare da solo.

Sezione 07

Verificare se un utente ha acquistato una licenza

Di norma il contributore non vede chi ha acquistato una licenza. I rendiconti delle vendite riportano solitamente l’identificativo, la data, il tipo di licenza e la royalty, ma non il nome del cliente, e i download in abbonamento sono spesso aggregati. Un utente può quindi possedere una licenza perfettamente valida che il fotografo non ha modo di identificare.

Il contributore può però restringere la questione. Confrontate la data in cui l’uso è comparso con lo storico delle vendite dell’immagine: una vendita del tipo di licenza giusto in quel periodo è un indizio da prendere sul serio. Verificate se, alla data rilevante, l’immagine fosse effettivamente in vendita presso quell’agenzia. Alcune agenzie confermano, su richiesta del contributore o di un suo rappresentante, se un determinato cliente o dominio dispone di una licenza; altre rifiutano per ragioni di riservatezza. In nessun caso si può pretendere che il contributore provi l’assenza di una licenza.

Per questo la licenza deve provenire dall’utente. È lui a invocare l’autorizzazione, ed è l’unico ad avere accesso al proprio storico degli acquisti. Nella maggior parte degli ordinamenti, ci si attende che la parte che afferma di essere licenziataria esibisca la licenza, e nel diritto statunitense la licenza è generalmente trattata come un’eccezione che spetta a chi la solleva dimostrare. Una documentazione di licenza utile comprende di solito:

• Il certificato di licenza o la fattura dell’agenzia, con l’identificativo dell’immagine o una miniatura chiaramente riconoscibile.
• La data di acquisto o di download e il tipo di licenza.
• Il nome del licenziatario, che può essere un cliente e non il web designer che ha effettuato l’acquisto.
• Per gli abbonamenti, lo storico dei download dell’account in cui figura l’immagine.

Una riga di credito che cita l’agenzia non è una documentazione di licenza. Non lo è neppure l’affermazione che l’immagine è stata «acquistata su una banca immagini» senza alcun documento a supporto.

Sezione 08

Programmi di tutela delle agenzie e iniziativa propria del contributore

Diverse agenzie gestiscono propri programmi di conformità o di tutela dei diritti, internamente o tramite un partner. Questi programmi hanno un vantaggio evidente: l’agenzia può consultare direttamente i propri dati di vendita. Hanno però anche dei limiti. Possono riguardare solo alcuni contenuti, applicare proprie soglie o non dare seguito a casi che il contributore ritiene meritevoli.

Prima di agire autonomamente, il contributore deve sapere che cosa prevede il suo contratto, e le clausole variano molto. Alcuni contratti lasciano la tutela dei diritti interamente al contributore. Altri la riservano all’agenzia per i contenuti esclusivi, impongono di informare prima l’agenzia, vietano di contattare i clienti dell’agenzia senza consenso o attribuiscono all’agenzia una quota di quanto recuperato. Violare una clausola di questo tipo può creare con l’agenzia un problema più grave della violazione stessa.

Ne derivano alcune regole pratiche.

• Leggete il contratto attuale e la versione in vigore al momento del caricamento dell’immagine, e annotate ogni clausola relativa alla tutela dei diritti.
• Non perseguite lo stesso uso attraverso due canali contemporaneamente. Se un programma dell’agenzia si sta già occupando del caso, lasciatelo lì, oppure ritiratelo formalmente prima di agire altrove.
• Se il contratto richiede un consenso o una comunicazione preventiva, ottenetelo per iscritto e conservatelo insieme alla scheda dell’account.
• Trattate con particolare attenzione un cliente accertato dell’agenzia: la questione diventa allora se l’uso ecceda la licenza, non se una licenza esista.

Quando un contributore affida immagini stock ad Atlantic, questi aspetti fanno parte della verifica del potere di agire. Atlantic deve sapere quali agenzie distribuiscono l’immagine, a quali condizioni e se è già coinvolto un programma dell’agenzia, affinché il mandato ricevuto sia compatibile con il contratto d’agenzia. Se tale contratto riserva la tutela dei diritti all’agenzia o la subordina al suo consenso, il potere del contributore di conferire il mandato ad Atlantic ne dipende, e la verifica ne tiene conto.

Sezione 09

Originali, liberatorie e dichiarazioni del contributore

Il file che un’agenzia mostra è un derivato del vostro scatto: ridimensionato, spesso ritoccato, talvolta ritagliato. Il materiale che meglio sostiene la paternità dell’opera è di solito quello che resta a voi.

• I file originali di scatto, nel formato nativo della fotocamera quando possibile, insieme agli altri scatti della stessa sessione.
• Il file master ritoccato che è stato caricato, alla piena risoluzione.
• Le liberatorie del soggetto e della proprietà consegnate all’agenzia e la conferma della loro accettazione.
• I rendiconti dei guadagni che riportano lo storico delle vendite dell’immagine.
• Schermate o esportazioni datate della pagina immagine finché è online.

Altre guide trattano in dettaglio file sorgente e metadati. Per il contributore di una banca immagini, il punto specifico è preservare il collegamento tra questi originali e ciascun identificativo d’agenzia, così da poter ricondurre i file della sessione all’immagine mostrata da un utente.

La dichiarazione del contributore è un breve documento datato e firmato in cui il fotografo espone i fatti con parole proprie: di essere l’autore dell’immagine, quando e dove è stata scattata, quali agenzie l’hanno distribuita e con quali modelli di licenza, se è in esclusiva e se sono state concesse licenze dirette al di fuori delle agenzie. Non costituisce di per sé una prova e non sostituisce i documenti, ma offre a chi esamina il caso o all’avvocato un racconto coerente da confrontare con essi. Redigerla, inoltre, fa emergere le lacune della propria documentazione prima che le trovi la controparte. Restate ai fatti. Una dichiarazione che si rivela inesatta su un dettaglio nuoce più di una che dice chiaramente ciò che non si sa.

Sezione 10

Come Atlantic gestisce gli indizi di banca immagini

Quando Atlantic rileva un’occorrenza di un’immagine stock, l’esame che precede qualsiasi lettera cerca in modo specifico segnali che l’uso possa essere coperto da licenza. Per i contenuti stock, gli indizi consueti sono:

• Una riga di credito che cita un’agenzia o un account contributore.
• Residui di una filigrana d’agenzia, o un nome di file che contiene un identificativo d’agenzia.
• Un contesto editoriale, come un articolo di cronaca, che può corrispondere a una licenza editoriale.
• Un utente che verosimilmente dispone di un abbonamento presso un’agenzia, come un editore o un gruppo editoriale.

Nessuno di questi elementi prova una licenza. Un credito può essere copiato insieme all’immagine, e i nomi dei file accompagnano anche i download da fonti non autorizzate. Rendono però una licenza abbastanza plausibile da far ritenere un’escalation immediata ingiusta e spesso sbagliata.

In questi casi, il primo messaggio di Atlantic chiede la documentazione di licenza anziché avanzare una richiesta. Il destinatario può caricare il certificato di licenza, la fattura o lo storico dei download sul portale sicuro del caso, con il riferimento AID corrispondente, oppure rispondere via e-mail; la risposta viene archiviata nel Case File. Una risposta, la dichiarazione che esiste una licenza o una richiesta di tempo sospende la pratica fino a una data indicata, e durante la sospensione non viene inviato nulla.

Il seguito dipende da ciò che viene prodotto. Una licenza valida che copre l’uso comporta la chiusura del Case File senza alcuna richiesta. Una licenza esistente che però non copre l’uso, come una licenza editoriale impiegata in pubblicità o una licenza standard utilizzata oltre i suoi limiti, porta a una discussione sulla licenza limitata all’uso eccedente. Se entro la data indicata non viene prodotta alcuna documentazione di licenza, la pratica prosegue con la corrispondenza graduata. In ogni fase, è la documentazione del contributore, in particolare gli identificativi, le date e i modelli di licenza offerti, a consentire ad Atlantic di valutare un documento di licenza nel merito, anziché accettarlo o respingerlo senza esame.

Sezione 11

Che cosa dicono di solito gli utenti di immagini stock

Gli utenti interpellati sull’uso di un’immagine stock sollevano in genere gli stessi argomenti. Per la maggior parte esiste una risposta precisa.

• «È royalty-free». Royalty-free indica un modello di licenza che va acquistato, non un’assenza di diritti.
• «L’abbiamo acquistata». La documentazione di licenza lo dimostrerà, e se copre l’uso, la pratica è chiusa.
• «L’ha acquistata il nostro web designer». Le licenze sono di norma rilasciate a un licenziatario determinato, talvolta il cliente del designer, e la loro trasferibilità dipende dalle condizioni dell’agenzia. Al gestore del sito, in quanto soggetto che ha pubblicato l’immagine, viene in genere chiesta la documentazione, anche se la responsabilità per la scelta di un fornitore dipende dall’ordinamento.
• «Proviene da una prova gratuita» oppure «il nostro abbonamento è scaduto». Se i download restino coperti da licenza anche dopo dipende dalle condizioni dell’agenzia; lo storico dei download e tali condizioni risolvono la questione.
• «È sulle banche immagini, quindi chiunque può usarla». Il fatto che un’immagine sia in vendita non conferisce alcun diritto a chi non l’ha acquistata.
• «Abbiamo citato il fotografo». Un credito non è una licenza.
• «I diritti sono dell’agenzia, non vostri». Nella maggior parte dei contratti contributore il fotografo conserva il diritto d’autore, e il contratto stesso mostra chi detiene che cosa.
• «Non c’è alcuna registrazione». Secondo la Convenzione di Berna, il godimento e l’esercizio dei diritti non sono subordinati ad alcuna formalità. Negli Stati Uniti la registrazione è necessaria prima di agire in giudizio per un’opera statunitense, mentre le opere straniere ne sono esenti (17 U.S.C. § 411(a)), e una registrazione tempestiva condiziona in genere il risarcimento legale (statutory damages) e il rimborso delle spese legali (§ 412). Non determina l’esistenza del diritto.
• «Mandateci un provvedimento del giudice» oppure «non siete uno studio legale». Atlantic non è uno studio legale e non fornisce consulenza legale. La pratica è in fase amichevole; se dovesse andare oltre, il fascicolo potrà essere affidato a un avvocato qualificato nell’ordinamento competente.
• «L’abbiamo rimossa». La rimozione pone fine all’uso in corso, ma non cancella l’uso già avvenuto.

RiferimentiConvenzione di Berna · 17 U.S.C. §§ 411(a), 412

Sezione 12

Aprire un caso come contributore di una banca immagini

I contributori sottopongono le loro immagini stock ad Atlantic tramite la piattaforma. Una richiesta ben preparata comprende la scheda dell’account per ciascuna agenzia, gli identificativi delle immagini con le relative date e modelli di licenza, lo stato di esclusiva, eventuali clausole sulla tutela dei diritti e il consenso dell’agenzia quando richiesto, i file originali e, se possibile, una dichiarazione del contributore.

Atlantic verifica identità, titolarità e catena dei diritti prima di accettare il mandato, rilascia un certificato di autorizzazione con un indirizzo di verifica pubblico consultabile dai destinatari e tratta ogni occorrenza di un’immagine stock secondo l’esame preliminare della licenza descritto sopra.