Artículo

Sección 01

Por qué los registros de un colaborador merecen un archivo propio

Vender a través de un banco de imágenes supone trasladar buena parte de la documentación de un fotógrafo a los servidores de otro. La agencia guarda el historial de subidas, las decisiones de aceptación, los identificadores de cada imagen y los informes de ventas. Es cómodo hasta el día en que el colaborador necesita demostrar ante un tercero que una imagen concreta es suya, cuándo se puso a la venta y con qué modelos de licencia se ofreció.

Los paneles de las agencias no están pensados como archivos probatorios. Las cuentas se cierran, los portfolios se retiran o se migran tras una fusión, las interfaces de informes cambian y los datos de ventas antiguos a veces se resumen o desaparecen. El colaborador que confía únicamente en lo que la agencia muestra en cada momento puede descubrir que los registros más útiles ya no están disponibles cuando surge una cuestión años después de la subida.

Un archivo propio, gestionado por el colaborador, resuelve la mayor parte del problema. No tiene por qué ser complejo. Tiene que ser completo, estar fechado y poder leerse sin acceso a la cuenta del colaborador. Este artículo explica qué debe contener ese archivo, cómo influye la distribución a través de una agencia en la posición del colaborador y cómo utiliza Atlantic estos registros cuando una imagen de banco aparece en un sitio que puede tener licencia o no tenerla.

Otras guías tratan la documentación de un uso sospechoso, la vigilancia, los archivos originales y los metadatos, y las comprobaciones previas a una notificación. Esta se centra en los registros propios de la distribución en bancos de imágenes.

Sección 02

El registro de la cuenta de colaborador

El punto de partida es la prueba de la relación con la propia agencia. Para cada banco de imágenes, mantenga una breve ficha de cuenta y actualícela cada vez que algo cambie.

• El nombre de la agencia y la entidad jurídica que firmó el contrato de colaborador, que no siempre coincide con la marca comercial.
• Su identificador o número de colaborador, el nombre de usuario y el nombre legal y la dirección que constan en la cuenta.
• La fecha de apertura de la cuenta y, en su caso, la de cierre.
• Una copia de cada versión del contrato de colaborador que haya aceptado, con la fecha de aceptación. Las agencias modifican sus condiciones con regularidad, y la versión vigente cuando se subió o se licenció una imagen puede ser relevante.
• Los extractos de ganancias y pagos, descargados periódicamente en lugar de consultarlos solo en línea.
• Toda la correspondencia con la agencia sobre derechos, exclusividad, retiradas o defensa de los derechos.

La ficha de cuenta le vincula, como persona identificada, con la cuenta que contiene el portfolio. Sin ella, la página de una imagen con el nombre de un colaborador prueba menos de lo que parece: los nombres se repiten, los seudónimos son habituales y la otra parte puede cuestionar que quien reclama sea realmente el titular de la cuenta. Cuando Atlantic verifica la facultad para actuar, este documento es de los primeros que examina, porque la cadena de derechos de una imagen de banco empieza en el contrato de colaborador.

Si trabaja con seudónimo o con el nombre de un estudio, conserve un documento que relacione ese nombre con usted. Si la cuenta pertenece a una sociedad, guarde la documentación societaria que indique quién puede actuar en su nombre.

Sección 03

Fechas de subida, fechas de aceptación e identificadores de imagen

Para cada imagen conviene anotar por separado tres fechas: la de subida del archivo, la de aceptación por la agencia y la de la primera puesta a la venta. Suelen estar próximas, pero no siempre coinciden, y responden a preguntas distintas. La fecha de subida demuestra que usted tenía el archivo en ese momento. La de aceptación demuestra que la agencia lo revisó. La de puesta a la venta marca el momento más temprano a partir del cual un cliente pudo licenciarla por ese canal.

El identificador que asigna la agencia es igual de importante. Cada banco asigna el suyo, de modo que una misma imagen distribuida por tres agencias tiene tres identificadores distintos. Mantenga una tabla de correspondencias sencilla entre su archivo maestro y cada identificador de agencia.

• El nombre interno del archivo y la fecha de la toma.
• El nombre de la agencia y el identificador de la imagen.
• Las fechas de subida, aceptación y puesta a la venta.
• Los modelos de licencia ofrecidos (véase la sección 4).
• La fecha de retirada de la venta, si la hubo, y el motivo.

Las fechas de retirada suelen pasarse por alto. Si retiró una imagen de un banco en un año determinado, una licencia adquirida antes de esa fecha puede seguir siendo válida según las condiciones de la agencia, mientras que un uso iniciado después no puede haberse licenciado por ese canal. También conviene anotar las imágenes rechazadas: una imagen que la agencia no aceptó nunca estuvo a la venta allí, algo que resulta pertinente si un usuario afirma más tarde haberla licenciado en ese banco.

Exporte estos datos periódicamente desde la interfaz de la agencia, en un archivo que conserve usted, y guarde una captura de pantalla fechada de cada página de imagen mientras esté publicada.

Sección 04

Tipos de licencia ofrecidos y lo que implican

El modelo de licencia con el que se ofreció una imagen enmarca cualquier cuestión posterior sobre un uso. Las denominaciones varían entre agencias y solo las condiciones de cada una definen su contenido, pero las grandes familias son conocidas.

Libre de derechos (royalty-free) significa que el cliente paga una vez y puede usar la imagen repetidamente dentro de los límites de la licencia, sin pagar por cada uso. No significa gratuita ni ilimitada. Las licencias libres de derechos estándar suelen limitar las tiradas, excluir el uso en logotipos o marcas, prohibir la reventa de la imagen como tal y restringir los usos delicados. Las licencias ampliadas levantan algunos de esos límites a cambio de un precio adicional.

Las licencias de derechos gestionados (rights-managed) se tarifican y conceden para un uso definido: soporte, territorio, duración, tamaño y, a veces, exclusividad en un sector. Una licencia de derechos gestionados para un folleto impreso regional en un año concreto no cubre una web de ámbito nacional cinco años después.

Las imágenes de uso exclusivamente editorial pueden ilustrar noticias, comentarios o asuntos de interés público, pero no anunciar ni promocionar un producto, un servicio o una empresa. A menudo carecen de autorizaciones de modelo o de propiedad, y precisamente por eso están restringidas.

Para el colaborador, el registro útil es sencillo: para cada imagen y cada agencia, anote qué modelos de licencia se ofrecieron y durante qué periodo. Si una imagen era solo editorial, su uso comercial en la página de ventas de una empresa plantea una cuestión de alcance de la licencia, aunque el usuario haya comprado efectivamente una licencia editorial. Si una imagen solo se ofrecía con derechos gestionados, el usuario que alegue una descarga libre de derechos en esa agencia tendrá que explicar su procedencia. El modelo de licencia no indica por sí solo si un uso está cubierto, pero sí lo que debería reflejar el justificante de licencia del usuario.

Sección 05

La licencia de la agencia y los derechos propios del colaborador

Detrás de cada venta en un banco de imágenes hay dos relaciones jurídicas distintas, y confundirlas origina muchos malentendidos.

La primera une al colaborador con la agencia. En la mayoría de los contratos de colaborador, el fotógrafo conserva los derechos de autor y concede a la agencia una licencia, exclusiva o no, para comercializar la imagen y otorgar sublicencias a los clientes. Según el derecho estadounidense, la titularidad corresponde al autor salvo que se trate de una obra por encargo en el sentido de work made for hire (17 U.S.C. § 201), y toda transmisión de la titularidad exige un documento escrito y firmado (§ 204). Un contrato de colaborador estándar suele ser una licencia y no una cesión, pero lo decide su redacción, y algunos contratos, sobre todo para trabajos por encargo, están redactados de otra manera. Lea el suyo en lugar de darlo por supuesto.

Referencias17 U.S.C. §§ 201, 204

La segunda relación une a la agencia con su cliente. Los derechos del cliente proceden de las condiciones de licencia de la agencia, aceptadas en el momento de la compra o la descarga. El cliente no tiene ningún contrato con el fotógrafo y a menudo no sabe quién es. Lo que el cliente puede hacer lo define esa licencia: qué imagen, qué modelo de licencia, qué usos permitidos y para quién.

De ahí se sigue una consecuencia práctica. Una licencia existe o no existe, y si existe, cubre o no cubre un uso determinado. El cliente que compró una licencia estándar y después utiliza la imagen más allá de sus límites queda fuera de la licencia para ese uso. A la inversa, el usuario que dispone de una licencia válida de la agencia para el uso en cuestión tiene derecho a él, piense lo que piense el colaborador de la regalía percibida. Los derechos del colaborador frente a terceros descansan en los derechos de autor que conservó; su posición frente a los clientes de la agencia depende de las condiciones que esta concedió.

Sección 06

Cláusulas de exclusividad

La exclusividad adopta varias formas, y cada una cambia lo que deben acreditar los registros del colaborador.

• Exclusividad del colaborador: el fotógrafo vende imágenes de banco solo a través de una agencia, para toda su obra.
• Exclusividad de la imagen: una imagen concreta, y a veces las tomas similares de la misma sesión, solo puede venderse a través de una agencia.
• Distribución no exclusiva: la misma imagen se ofrece en varios bancos y, en su caso, en la web del propio fotógrafo o mediante licencia directa.

La consecuencia para la verificación es inmediata. Si una imagen es exclusiva de una agencia, una licencia legítima debería remontarse normalmente a esa agencia o a sus socios de distribución autorizados. Si no lo es, la licencia puede proceder de cualquier canal por el que se ofreció, y el colaborador necesita una lista completa y fechada de esos canales para valorar la explicación de un usuario.

Las agencias también licencian a través de redes de socios y revendedores, a veces con otras marcas y en otros países. Un usuario puede haber licenciado su imagen, con toda legitimidad, en una plataforma de la que usted nunca ha oído hablar, porque su agencia distribuye allí. Los contratos de colaborador suelen indicar si se permite la distribución por socios, y los informes de ventas a veces muestran por separado las ventas de socios.

Las cláusulas de exclusividad pueden contener además disposiciones sobre la defensa de los derechos: la obligación de comunicar las infracciones a la agencia, la reserva a la agencia de las acciones sobre contenido exclusivo o la necesidad de obtener su consentimiento antes de contactar con un cliente. Anote estas cláusulas en su ficha de cuenta. La sección 8 vuelve sobre ellas, porque determinan lo que un colaborador puede hacer por su cuenta.

Sección 07

Cómo comprobar si un usuario compró una licencia

Por lo general, el colaborador no ve quién compró una licencia. Los informes de ventas suelen mostrar el identificador, la fecha, el tipo de licencia y la regalía, pero no el nombre del cliente, y las descargas por suscripción a menudo aparecen agregadas. Un usuario puede, por tanto, tener una licencia perfectamente válida que el fotógrafo no tiene forma de identificar.

Lo que sí puede hacer el colaborador es acotar la cuestión. Compare la fecha en que apareció el uso con el historial de ventas de la imagen: una venta del tipo de licencia adecuado en esas fechas es un indicio que debe tomarse en serio. Compruebe si la imagen estaba siquiera a la venta en esa agencia en la fecha pertinente. Algunas agencias confirman, a petición del colaborador o de su representante, si un cliente o un dominio determinado tiene licencia; otras lo rechazan por motivos de confidencialidad. En ningún caso puede exigirse al colaborador que pruebe que no existe licencia.

Por eso la licencia tiene que aportarla el usuario. Es él quien invoca la autorización, y solo él tiene acceso a su propio historial de compras. En la mayoría de los sistemas jurídicos, se espera que la parte que afirma tener licencia la presente, y en el derecho estadounidense la licencia se trata en general como una defensa que corresponde acreditar a quien la alega. Un justificante de licencia útil suele incluir:

• El certificado de licencia o la factura de la agencia, con el identificador de la imagen o una miniatura claramente reconocible.
• La fecha de compra o descarga y el tipo de licencia.
• El nombre del licenciatario, que puede ser un cliente y no el diseñador web que realizó la compra.
• En las suscripciones, el historial de descargas de la cuenta en el que figure la imagen.

Una línea de crédito que mencione la agencia no es un justificante de licencia. Tampoco lo es la afirmación de que la imagen se «compró en un banco de imágenes» sin ningún documento que la respalde.

Sección 08

Programas de defensa de las agencias y actuación propia del colaborador

Varias agencias gestionan sus propios programas de cumplimiento o de defensa de derechos, internamente o a través de un socio. Estos programas tienen una ventaja evidente: la agencia puede consultar directamente sus propios datos de ventas. También tienen límites. Pueden abarcar solo determinados contenidos, aplicar sus propios umbrales o descartar asuntos que el colaborador considera dignos de seguimiento.

Antes de actuar por su cuenta, el colaborador debe saber qué dice su contrato, y las cláusulas varían mucho. Algunos contratos dejan la defensa de los derechos enteramente en manos del colaborador. Otros la reservan a la agencia para el contenido exclusivo, exigen informar primero a la agencia, prohíben contactar con sus clientes sin consentimiento o atribuyen a la agencia una parte de lo que se recupere. Incumplir una cláusula así puede crear con la agencia un problema mayor que la propia infracción.

De ello se desprenden algunas reglas prácticas.

• Lea el contrato vigente y la versión que regía cuando se subió la imagen, y anote cualquier cláusula sobre defensa de los derechos.
• No persiga el mismo uso por dos vías a la vez. Si un programa de la agencia ya lleva el asunto, déjelo allí o retírelo formalmente antes de actuar por otra vía.
• Cuando el contrato exija consentimiento o comunicación previa, obténgalo por escrito y guárdelo con la ficha de cuenta.
• Trate con especial cuidado a un cliente confirmado de la agencia: la cuestión pasa a ser si el uso excede la licencia, no si existe una licencia.

Cuando un colaborador confía imágenes de banco a Atlantic, estos puntos forman parte de la verificación de su facultad para actuar. Atlantic necesita saber qué agencias distribuyen la imagen, en qué condiciones y si ya interviene un programa de la agencia, para que el mandato que recibe sea compatible con el contrato de agencia. Cuando ese contrato reserva la defensa de los derechos a la agencia o la supedita a su consentimiento, la facultad del colaborador para otorgar el mandato a Atlantic depende de ello, y la verificación lo tiene en cuenta.

Sección 09

Originales, autorizaciones y declaraciones del colaborador

El archivo que muestra una agencia es una derivación de su toma: redimensionado, a menudo editado y a veces recortado. El material que mejor respalda la autoría suele ser el que permanece en su poder.

• Los archivos originales de la toma, en el formato nativo de la cámara cuando sea posible, junto con las demás tomas de la misma sesión.
• El archivo maestro editado que se subió, a resolución completa.
• Las autorizaciones de modelo y de propiedad entregadas a la agencia y la confirmación de que fueron aceptadas.
• Los extractos de ganancias con el historial de ventas de la imagen.
• Capturas o exportaciones fechadas de la página de la imagen mientras esté publicada.

Otras guías tratan en detalle los archivos originales y los metadatos. Para el colaborador de un banco de imágenes, lo específico es conservar el vínculo entre esos originales y cada identificador de agencia, de modo que los archivos de la sesión puedan relacionarse con la imagen que muestra un usuario.

La declaración del colaborador es un breve documento fechado y firmado en el que el fotógrafo expone los hechos con sus propias palabras: que es el autor de la imagen, cuándo y dónde se tomó, qué agencias la han distribuido y con qué modelos de licencia, si es exclusiva y si se concedió alguna licencia directa fuera de las agencias. No es una prueba en sí misma ni sustituye a los documentos, pero ofrece a quien revisa el caso o al abogado un relato coherente que contrastar con ellos. Redactarla, además, saca a la luz las lagunas de los propios registros del colaborador antes de que las encuentre la otra parte. Cíñase a los hechos. Una declaración que resulta inexacta en un detalle perjudica más que otra que dice con claridad lo que no se sabe.

Sección 10

Cómo trata Atlantic los indicios de banco de imágenes

Cuando Atlantic registra una aparición de una imagen de banco, la revisión previa a cualquier carta busca específicamente señales de que el uso pueda estar licenciado. En este tipo de contenido, los indicios habituales son:

• Una línea de crédito que menciona una agencia o una cuenta de colaborador.
• Restos de una marca de agua de agencia, o un nombre de archivo que contiene un identificador de agencia.
• Un contexto editorial, como un artículo de actualidad, que puede corresponder a una licencia editorial.
• Un usuario que probablemente tenga una suscripción con una agencia, como una editorial o un grupo de medios.

Ninguno de estos indicios prueba una licencia. Un crédito puede copiarse junto con la imagen, y los nombres de archivo acompañan también a las descargas de fuentes no autorizadas. Sí hacen que una licencia resulte lo bastante verosímil como para que una escalada inmediata fuera injusta y, a menudo, errónea.

En esos casos, el primer mensaje de Atlantic solicita el justificante de licencia en lugar de formular una reclamación. El destinatario puede subir el certificado de licencia, la factura o el historial de descargas al portal seguro del caso, con la referencia AID correspondiente, o responder por correo electrónico; la respuesta se incorpora al Case File. Una respuesta, la alegación de que existe una licencia o una petición de plazo deja el asunto en suspenso hasta una fecha indicada, y durante esa suspensión no se envía nada.

Lo que sigue depende de lo que se presente. Una licencia válida que cubre el uso cierra el Case File sin reclamación alguna. Una licencia que existe pero no cubre el uso, como una licencia editorial empleada en publicidad o una licencia estándar utilizada más allá de sus límites, da paso a una conversación sobre la licencia limitada al uso que excede su alcance. Si no se presenta ningún justificante en la fecha indicada, el asunto continúa con la correspondencia escalonada. En cada fase, son los registros del colaborador, en particular los identificadores, las fechas y los modelos de licencia ofrecidos, los que permiten a Atlantic valorar un documento de licencia en cuanto al fondo en lugar de aceptarlo o rechazarlo sin más.

Sección 11

Lo que suelen alegar los usuarios de imágenes de banco

Los usuarios a quienes se plantea el uso de una imagen de banco suelen aducir los mismos argumentos. La mayoría tiene una respuesta precisa.

• «Es libre de derechos». Libre de derechos designa un modelo de licencia que hay que comprar, no la ausencia de derechos.
• «La compramos». En ese caso lo mostrará el justificante de licencia, y si cubre el uso, el asunto queda cerrado.
• «La compró nuestro diseñador web». Las licencias suelen expedirse a nombre de un licenciatario determinado, a veces el cliente del diseñador, y su transmisibilidad depende de las condiciones de la agencia. Al titular del sitio, como parte que publicó la imagen, es a quien en general se pide el justificante, aunque la responsabilidad por la elección de un proveedor depende de la jurisdicción.
• «Procede de una prueba gratuita» o «nuestra suscripción ha terminado». Que las descargas sigan licenciadas después depende de las condiciones de la agencia; el historial de descargas y esas condiciones resuelven la cuestión.
• «Está en bancos de imágenes, así que cualquiera puede usarla». Que una imagen se ofrezca a la venta no otorga derecho alguno a quien no la ha comprado.
• «Citamos al fotógrafo». Un crédito no es una licencia.
• «Los derechos son de la agencia, no suyos». En la mayoría de los contratos de colaborador, el fotógrafo conserva los derechos de autor, y el propio contrato muestra quién es titular de qué.
• «No hay registro». Según el Convenio de Berna, el goce y el ejercicio de los derechos no están subordinados a ninguna formalidad. En Estados Unidos, el registro es necesario antes de demandar por una obra estadounidense, y las obras extranjeras están exentas de ese requisito (17 U.S.C. § 411(a)); el registro oportuno condiciona en general la indemnización legal (statutory damages) y el reembolso de honorarios de abogado (§ 412). No determina la existencia del derecho.
• «Envíennos una orden judicial» o «ustedes no son un despacho de abogados». Atlantic no es un despacho de abogados y no presta asesoramiento jurídico. El asunto se encuentra en fase amistosa; si va más allá, el expediente puede entregarse a un abogado cualificado en la jurisdicción correspondiente.
• «Ya la hemos retirado». La retirada pone fin al uso en curso, pero no borra el uso ya realizado.

ReferenciasConvenio de Berna · 17 U.S.C. §§ 411(a), 412

Sección 12

Cómo abrir un caso como colaborador de un banco de imágenes

Los colaboradores remiten sus imágenes de banco a Atlantic a través de la plataforma. Un envío bien preparado incluye la ficha de cuenta de cada agencia, los identificadores de las imágenes con sus fechas y modelos de licencia, la situación de exclusividad, cualquier cláusula sobre defensa de los derechos y el consentimiento de la agencia cuando sea necesario, los archivos originales y, si es posible, una declaración del colaborador.

Atlantic verifica la identidad, la titularidad y la cadena de derechos antes de aceptar el mandato, emite un certificado de autoridad con una dirección de verificación pública que los destinatarios pueden consultar y trata cada aparición de una imagen de banco con la revisión previa de licencia descrita más arriba.